Seria 5 wywiadów, która w ciągu najbliższych 5 miesięcy będzie dla Was przydatną wiedzą w pigułce. Wypowiedzi 5 ekspertów z branży transportowo-spedycyjno-logistycznej pozwolą Wam zaplanować bezpieczny transport przy optymalizacji jego kosztów. Czym się kierować? Na co zwracać uwagę? Zapraszamy do lektury!

Katarzyna Sutor-Selvaraj – ekspertka z ponad 18 letnim stażem w obszarze bankowości, sprzedaży i obsługi Klienta dla instytucji finansowych na rynkach globalnych. Przez lata doskonaliła warsztat, kształtując umiejętności planowania dla biznesu, a także świadomości jego postrzegania, w celu lepszej optymalizacji procesów rozliczeniowych. Teraz swoją wiedzę i zdobyte doświadczenie wykorzystuje jako specjalistka ds. rozliczeń w New Wave International Cargo.

Prywatnie miłośniczka spotkań z ludźmi, biesiadowania i gotowania dla bliskich. Inicjatorka i organizatorka wszystkich rodzinnych i przyjacielskich wydarzeń. Uwielbia tańczyć, ponieważ wtedy czuje się naprawdę wolna i szczęśliwa 😊

Kasia: Hmm…na pewno zaczęłabym od tego, że kultura indyjska sama w sobie jest mocno zróżnicowana i potrafi być skrajnie inna w zależności od regionu, do którego się udamy. Indie to kraj amplitud religijnych, językowych, kulinarnych, a także obyczajowych. Niedawno miałam okazję odbyć miesięczną podróż w ten nieznany dla mnie wcześniej, kolorowy świat, gdzie z uwagą obserwowałam codzienne życie – również to zawodowe.

Pojechałam wziąć ślub, a wróciłam z pokaźnym bagażem nowych doświadczeń!

Byliśmy z mężem pochodzącym z okolic Chennai na spotkaniu z naszym „India Teamem” właśnie w jego rodzinnym mieście, gdzie niedawno NWIC otworzyło swoje kolejne biuro. Zostałam niezwykle ciepło przyjęta słysząc “jesteś w połowie nasza!”. Przyglądając się mężowi przez 6 lat co nie co wiedziałam o zwyczajach w jego stronach ale takiego powitania z nowo poznanymi w pracy ludźmi w europejskiej firmie nie mogłabym się spodziewać.

Co do samego systemu rozliczeń finansowych, jego główną różnicą jest to, że jest złożony i zawiera wiele podatków, tj. GST (Goods and Services Tax), cła importowe i różnorodne podatki stanowe. Z pewnością jest mniej zautomatyzowany i bardziej zależny od ręcznych procesów, co wymaga dokładnej znajomości lokalnych przepisów. Tam relacje interpersonalne i hierarchia odgrywają większą rolę w zarządzaniu. Procesy decyzyjne wydają się być bardziej scentralizowane i widać większy szacunek dla autorytetu. Wartości takie jak kolektywizm i współpraca są silnie zakorzenione. W odniesieniu do rachunkowości i praktyk księgowych obowiązują Indyjskie Standardy Rachunkowości (Ind-AS), które są oparte na IFRS, ale mogą mieć pewne specyficzne różnice.

Osobiście uważam, że jedynym międzynarodowym językiem biznesowym jest szacunek, zrozumienie swoich różnic i ich akceptacja, a nośnikiem wszystkich pozytywnych emocji jest po prostu uśmiech i życzliwość, co w pracy w międzynarodowym środowisku jest receptą na wszystkie drobne nieporozumienia wynikające z różnic kulturowych. Integracja tradycyjnych indyjskich wartości, o których wcześniej wspominałam, z europejskimi praktykami zarządzania procesami rozliczeniowymi, może przynieść korzyści obu stronom. Dzięki temu możemy tworzyć bardziej harmonijne i efektywne środowisko pracy, które łączy najlepsze elementy obu kultur.

Korzystając z okazji chciałabym podziękować kolegom z indyjskiego biura, którzy nie tylko są grupą wspaniałych, doświadczonych fachowców, ale także przemiłych i pomocnych osób. Jestem bardzo wdzięczna, że NWIC dało mi szansę wykorzystać moje doświadczenie w „cyferkach”, wyczucie w biznesie regionu oraz miłość do Indii i pozwoliło połączyć pasję z pracą, w której tworzę i stałam się częścią indyjskiego projektu.

Kasia: Dobrą praktyką jest choćby nieprzerwane budowanie i powiększanie portfolio dostawców usług. Jeżeli ograniczymy się tylko i wyłącznie do współpracy z wąskim ich gronem, to bardzo możliwe, że przegapimy istotne innowacje rynkowe, których nasz dotychczasowy kontrahent np. nie używał, a ciągła implementacja zmian, a co za tym idzie dążenie do dywersyfikacji procesów kosztowych, znacząco wpływa na ich obniżanie z uwagi na mnogość wyboru. Oczywiście każda współpraca z nowymi podmiotami musi odbywać się rozważnie, aby nie wpłynęło to na jakość świadczonych usług. Z drugiej strony wieloletni i zaufani dostawcy to również mniejsze ryzyko w kontekście uzyskiwanych zapłat za wykonaną usługę na czas, pozwalające zachować płynność finansową na właściwym poziomie, tak aby zaspokoić wszystkie wymagane płatności wobec podwykonawców czy pracowników. W mojej ocenie na tak dynamicznym rynku nie ma złotego klucza, który pozwoliłby mieć stuprocentową pewność. W każdym działaniu ogromne znaczenie ma rozwaga, lecz także balans i umiejętność właściwej oceny.

Kasia: Wiesz co? Te kilkanaście lat w sprzedaży, obsłudze Klienta i budowaniu relacji dla biznesu, z pewnością sprawiły, że mam szerszą perspektywę opiekując się tymi dziesiątkami faktur jak wspomniałeś. Potrafię postawić się w sytuacji zarówno podmiotu zlecającego wykonanie usługi, jak i jej realizatora. Zawsze będę powtarzać, że najważniejszym i najlepszym sposobem na zbudowanie zaufania jest codzienna praca i umiejętność dopasowania się do często niekonwencjonalnych potrzeb. Dlatego poszukując zaufanej firmy logistycznej dla swojego biznesu sprawdź opinie firm, które już korzystały z jej usług, a na pewno będzie Ci łatwiej podjąć decyzję o współpracy. W moim mniemaniu i będę to powtarzać jak mantrę, dywersyfikacja jest najlepszą strategią planowania biznesu i w długofalowych horyzontach czasowych zawsze wychodzi „in plus”.

Kasia: Nie hahaha, w tej materii chyba bym się nie odnalazła, ale użyłam tego sformułowania, ponieważ w funduszach inwestycyjnych korzysta się z określenia “Długofalowe horyzonty inwestycyjne”, co świadomie przełożyłam na realia branży logistycznej i tak oto znaleźliśmy się w tym kontinuum czasoprzestrzeni horyzontalnej haha

Kasia: Na pewno systemy informatyczne, dostosowywane do zmieniających się potrzeb wymuszonych przez branżę i ogólnie rozwijający się rynek dóbr i usług we wcześniej nieznanych nam kierunkach, za którymi trzeba nadążyć. Na przykład w NWIC działamy międzynarodowo, a więc kładziemy nacisk na odpowiednie narzędzia pracy, które sprawiają, że jesteśmy w stanie rzetelnie rozliczać usługi, oferowane niezależnie od lokalizacji zleceniodawcy dopasowując się do jego potrzeb.
Mówię tu przede wszystkim o zintegrowanych systemach ERP, tj. SAP, Oracle czy Microsoft Dynamics, które umożliwiają centralizację danych i procesów związanych z finansami, zarządzaniem zasobami, logistyką i obsługą Klienta. Jest jeszcze masa innych narzędzi i w przyszłości rynek z pewnością należeć będzie do tych, którzy wprowadzą rozwiązana powiązane z e-FTI, Blockchain’ami, EDI, Chmurami obliczeniowymi, czy AI i Machine Learning. Takie rozwiązania i znajomość różnic dla wielu obszarów geograficznych z pewnością pozwolą w sposób niekonwencjonalny podchodzić do planowania transportu, co wpłynie korzystnie na kwestie rozliczeniowe dla Klientów. Tam, gdzie jest automatyzacja i gdzie mniej czynnika ludzkiego, tam potencjalnie mniejsze ryzyko generowania błędów i pomyłek. Błędy i pomyłki to utrata reputacji i w konsekwencji mniejsze zyski.

Kasia: Każda zmiana narzucona przez przepisy prawa obligatoryjnie powoduje obowiązek jej implementacji np. w rozliczeniach czy terminach płatności. Wszelkie nowe regulacje i przepisy finansowe wymagają od firm transportowo-logistycznych elastyczności i proaktywnego podejścia do zarządzania swoimi procesami rozliczeniowymi. Śledzenie zmian, inwestowanie w technologie, szkolenie pracowników oraz współpraca z doradcami zewnętrznymi to kluczowe kroki, które mogą pomóc w dostosowaniu się do nowych wymogów. Poprawa zgodności z regulacjami nie tylko minimalizuje ryzyko kar, ale również może przyczynić się do bardziej efektywnego i przejrzystego zarządzania finansami w firmie.

Z drugiej strony każda firma na wypadek nagłych zmian regulacyjnych, które mogą mieć natychmiastowy wpływ na operacje powinna posiadać opracowany plan awaryjny. Taki plan powinien obejmować scenariusze ryzyka oraz działania naprawcze, co ma bezpośredni wpływ na płynność finansową np. spółki.

Ponieważ większość kariery zawodowej spędziłam w bankowości tego typu przepisy, procedury oraz wszelkie zmiany w nich zachodzące są dla mnie codziennością. Zgłębianie ich i bycie na bieżąco jest jakby wpisane w moje DNA zawodowe, a potrzeba poznania każdej regulacji od A do Z czymś naturalnym.

Ta ciekawość przejawia się także w moim życiu prywatnym. Lubię wiedzieć i poznawać, ale lubię też dzielić się swoją wiedzą, dlatego stworzyłam profil na Facebooku „Polka w Sari”, gdzie relacjonuję moją podróż do południowych Indii oczami Polki. Jeżeli ktoś ma ochotę poznać bliżej mnie i moją rodzinę oraz przede wszystkim Indie to serdecznie zapraszam 😊

Kasia: Dziękuję